جیمیل به شما گیگابایت ها فضای رایگان ارائه می کند که بتوانید از طریق آن به راحتی سال ها بدون هیچ نگرانی ایمیل ارسال و دریافت کنید. این می تواند وسوسه انگیز باشد که هر روز ایمیل های زیادی ارسال و دریافت کنیم اما جمع شدن هزاران ایمیل در یکجا می تواند فاجعه باشد. مخصوصا وقتی که دیگر نیازی به این ایمیل ها نداشته باشیم و لیست ایمیل های ما هر روز پر بار تر بشود. همچنین باید توجه کنیم که اگر غافل باشیم و ایمیل ها را پاک نکنیم بعد از چند سال فضای رایگان خود را از دست خواهیم داد و مجبور به خرید پلن ها و فضا برای ایمیل خود شویم. بنابراین باید به این موضوع پیش از این که تبدیل به بحران شود فکر کنیم و چاره جویی کنیم.
اولین مساله ای که هنگام مدیریت فضای ایمیل در جیمیل برای ما به وجود می آید این است که بخواهیم از دست این همه ایمیل آزاد شویم. مطمینا پاک کردن این همه ایمیل کار سختی است در عین حال روش هایی وجود دارد که می توانید همه ایمیل ها را یک جا پاک کنید. با ادامه این آموزش گویا آی تی همراه باشید.
چرا باید صندوق ورودی خود را به طور منظم پاکسازی کنید؟
اگر هنوز فضای کافی در صندوق ورودی خود دارید، ممکن است از خود بپرسید چرا باید آن را پاکسازی کنید؟ پاکسازی ایمیل مزایای بسیاری دارد. در اینجا دلایل اصلی این کار را بررسی می‌کنیم:
۱٫ افزایش بهره‌وری و مدیریت بهتر زمان
با حذف ایمیل‌های غیرضروری و سازماندهی صندوق ورودی، پیدا کردن ایمیل‌های مهم برای شما بسیار ساده‌تر می‌شود. این کار به کاهش زمان جستجو برای اطلاعات مهم کمک می‌کند و باعث می‌شود تمرکز شما روی کارهای اولویت‌دار بیشتر شود. به عنوان مثال پیدا کردن ایمیل های دلخواه از میان ۵۰ ایمیل ساده تر و سریع تر از ۵۰۰ ایمیل است!
۲٫ کاهش استرس و اضطراب
صندوق ورودی انباشته از ایمیل‌های خوانده نشده یا غیرمهم می‌تواند باعث ایجاد حس سنگینی و اضطراب شود. با پاکسازی مرتب، احساس آرامش و کنترل بیشتری نسبت به اطلاعات ورودی خود خواهید داشت. همینقدر که گاهی نگاه مان به اینباکس می افتد که در آن ۱۰۰۰ ایمیل خوانده نشده وجود دارد به طور روانی ما را در گیر می کند و این می تواند آثار سو دیگری داشته باشد.
۳٫ بهبود امنیت
ایمیل‌های قدیمی یا ناخواسته می‌توانند حاوی لینک‌ها یا فایل‌های مشکوکی باشند که خطر امنیتی ایجاد می‌کنند. با حذف منظم ایمیل‌های قدیمی، می‌توانید خطر مواجهه با حملات فیشینگ یا بدافزارها را کاهش دهید. بنابراین از نظر امنیت در فضای مجازی باید حتی الامکان ایمیل ها را کم کرد تا تهدیدات نیز کم و کمتر شوند.
۴٫ افزایش کارایی سیستم ایمیل
حجم زیاد ایمیل‌ها می‌تواند باعث کند شدن عملکرد سیستم ایمیل شما شود. با پاکسازی منظم، سرعت بارگذاری و عملکرد بهتر ایمیل خود را حفظ خواهید کرد. اگر سرعت اینترنت شما کم باشد و یا روی مصرف حجم ترافیک خود حساس هستید اگر میزان ایمیل ها را کم کنید هر بار خجم کمتری از اینترنت شما بابت بروزرسانی ها و همگام سازی ها مصرف می شود. ضمن این که وقتی ایمیل شما سبک باشد هر سرعت اینترنتی از پس آن بر می آید.
۵٫ آماده‌سازی برای آینده
حذف ایمیل‌های غیرضروری از حالا می‌تواند شما را برای استفاده از فضای ذخیره‌سازی بیشتر در آینده آماده کند و از محدود شدن فضا جلوگیری کند.
بیشتر بخوانید: وقتی عکس های جیمیل لود نمی شود چه کنیم؟
آموزش حذف تمام ایمیل های جیمیل
اگر تا این لحظه قانع شده اید که باید جیمیل خود را پاکسازی کنید و تمام ایمیل های فعلی تان را پاک کنید به تنها چیزی که نیاز دارید این است:
- یک دستگاه رایانه
- اینترنت
- وقت کافی
- یک حساب جیمیل!
به فرض اینکه همه چیز مهیا است گام های زیر را پیشنهاد می کنیم:
- ابتدا از روی مرورگر وارد حساب جیمیل خود بشوید.
- در جیمیل خود و در قسمت صندوق ورودی حداقل ۴ تب مشاهده می کنید: Primary ،Social ،Updates و Promotions
- وارد تب دلخواه خود شوید
- روی تب دلخواه اگر کلیک کنید وارد تب می شوید و می توانید ایمیل های آن را ببینید.
ما برای این مثال Promotions را انتخاب کرده ایم:
همانطور که در تصاویر می بینید در زیر قسمت جستجو در سمت چپ و بالا یک باکس مشاهده می کنید که باید آن را تیک بزنید. با یک بار تیک زدن حداکثر ۵۰ ایمیل را انتخاب می کنید. با این کار ایمیل های آن صفحه تیره تر می شوند و در حالت انتخاب در می آیند:
با این کار پیامی حاوی دو پیام مهم ظاهر می شود. در این پیام ابتدا گفته شده که All 50 conversations on this page are selected که بدین معنی است که ۵۰ ایمیل در این صفحه انتخاب شده است. در ادامه مشاهده می کنید که نوشته شده است: Select all x conversations in Promotions و این بدین معنی است که می توانید تمام ایمیل هایی که در این تب وجود دارد را یکجا انتحاب و حذف کنید.
در نهایت روی آیکون سطل زباله که در نوار ابزار بالایی قرار دارد ضربه بزنید (Trash).
وقتی روی آیکون سطل زباله کلیک می کنید یک باکس نمایش داده می شود و از شما سوال می پرسد که آیا می خواهید همه ایمیل ها را یک جا حذف کنید؟ در چنین شرایطی OK را بزنید تا به جیمیل بفهمانید که دقیقا هدفتان همین است.
اگر تب مورد نظر حاوی هزاران ایمیل باشد مدتی طول می کشد تا این فرآیند تکمیل شود. بنابراین باید صبر کنید و همچنان اتصال خود را به اینترنت حفظ کنید و از صفحه جیمیل لوگ اوت نکنید.
پاک کردن ایمیل ها از سطل زباله جیمیل
دقت کنید که وقتی ایمیل های خود را بدین روش پاک کردید به مدت ۳۰ روز در سطل زباله تان باقی خواهند ماند و بعد از آن به طور کامل حذف می شوند. اگر مطمین هستید که نمی خواهید حتی ۳۰ روز دیگر منتظر باشید تا ایمیل تان کامل پاک شود می توانید به محض این که ایمیل ها پاک شدند و به سطل زباله رفتند آن ها را پاک کنید.
برای این منظور:
از میان گزینه هایی که در سمت چپ پنل وجود دارد روی Trash کلیک کنید:
در این قسمت می توانید لیست ایمیل هایی که از اینباکس شما حذف شده را ببینید و بعد در بالا مشاهده می کنید که عبارت Empty Trash, now نوشته شده است. این بدین معنی است که همین حالا می توانید سطل زباله جیمیل را خالی کنید.
روی این لینک کلیک کنید و منتظر شوید تا همه ایمیل ها از این قسمت نیز پاک شوند.
حالا می توانید به تب های دیگر که یا خودتان ساخته اید یا به طور پیش فرض در اینباکس قرار دارد بروید و بقیه ایمیل ها را پاک کنید.
بدین ترتیب می توانید ایمیل های خود را به طور یکجا از جیمیل پاک کنید.
آیا در این باره نکته یا تجربه ای دارید که به کاربران کمک کند؟ تجربه مفید خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
منبع کمکی: online-tech
source